Talouden analytiikka

Talouden analytiikassa on keskeistä raportointiprosessin automatisointi, josta on virheiden minimoinnin ja ajansäästön vuoksi merkittävä hyöty. Manuaalisen raportoinnin vähentyessä esimerkiksi controllerille jää enemmän aikaa tiedon varsinaiseen analysointiin. Toinen keskeinen hyöty tulee oikean ja ajantasaisen talousdatan saatavuudesta päätöksentekijöille ymmärrettävässä ja houkuttelevassa muodossa: lopputuloksena on parempaa ymmärrystä, luovempia johtopäätöksiä ja nopeampaa toimintaa.

Teknisestä raporttitehtaasta kohti tiedon analysointia

Usein kuulee, että taloushallinnossa halutaan nähdä tiedot Excel-taulukkoina. Tämä väite pitääkin useimmiten paikkansa. Työskenneltäessä kriittisten lukujen parissa tulee varmistua datan laadusta ja sen oikeellisuudesta, ja tällöin on tarvetta päästä kiinni yksityiskohtiin. Taloushallinnon analytiikka ratkaistaankin usein pitkällä taulukkomuotoisella Excel-raportilla, josta etsitään vastauksia ja varmistuksia datan laadusta.

Tämän kirjoittaja on toiminut erilaisten talouden suunnittelu- ja raportointijärjestelmien parissa lähes kymmenen vuotta. Olen nähnyt läheltä varsinkin yritysten sisäisen laskennan controllereiden todellisuutta, jossa iso osa työajasta menee raporttien tekemiseen Excelillä, jolloin varsinaiselle analysoinnille jää vain vähän aikaa. Talousdata on kuitenkin dataa siinä missä muutkin liiketoiminnan luvut. Pohdin tässä blogitekstissä, miten organisaation analytiikkakulttuurin edistämisestä ja Tableaun käyttöönotosta on hyötyä talousraportoinnin kehittämisessä – erityisesti controllerin työn näkökulmasta.

Puhuttaessa vaatimuksista raportointi- ja analytiikkajärjestelmälle ja raportoinnin kehittämisestä taloushallinnossa olen huomannut, että samat asiat toistuvat vuodesta toiseen ja järjestelmästä riippumatta.

  • Taulukkomuotoinen raportointi. Excel on hyvä ja tärkeä työkalu, mutta Excel-raportointi vaatii jatkuvasti paljon työtä ja muutosten toteutus on työlästä.
  • Läpinäkyvyyden korostaminen. Läpinäkyvyys on tärkeää, on sitten kysymys esitettävästä datasta tai tiedon syöttö- tai muokkausprosessin eri vaiheista.
  • Prosessien hallittavuus ja muokattavuus. Pienikin muutos raportoinnissa tarkoittaa valtavaa työtä raporttien tekijälle. Tärkeää olisi, että tiedon muokkaukseen liittyvää prosessia pystyttäisiin helposti muuttamaan ja se olisi läpinäkyvä siten, että esimerkiksi henkilövaihdostilanteissa uusi henkilö pystyy nopeammin hahmottamaan asioita. Tärkeää on myös, että tiedon muokkaukseen liittyviä prosesseja ja raportteja pystytään helposti muokkaamaan ja tekemään itse ilman ulkopuolisten konsulttien työtä.
  • Tieto näkyväksi loppukäyttäjälle. Raporttien ja dashboardien loppukäyttäjillä tulisi olla mahdollisimman mutkaton pääsy dataan, mahdollisuus porautua tarkimmalle mahdolliselle tasolle ja katsoa dataa helposti eri näkökulmista. Tällöin tiedon loppukäyttäjä pystyy itse vastaamaan omiin kysymyksiinsä dataa tutkimalla.

Tableau ja Alteryx ovat loistavia työkaluja näihin taloushallinnon tyypillisiin vaatimuksiin. Tässä kirjoituksessa keskitytään erityisesti, miten taloushallinnon analytiikka voidaan viedä uudelle tasolle Tableau-ohjelmiston avulla. Alteryxin hyödyntämisestä on tulossa myöhemmin lisää tekstiä.

Laadun varmistus

Raportoitavien tietojen oikeellisuuden varmistaminen korostuu erityisesti talousdataa raportoitaessa. Talousdatan osalta organisaatiossa on yleensä joku, joka tietää onko raportilla oleva luku oikein vai väärin, mutta syitä väärien lukujen esiintymiseen onkin työläämpää etsiä. Tableau antaa hyvän mahdollisuuden tutkia dataa laatunäkökulmasta ja on erinomainen apu tässä etsintätyössä. Tableaun visuaalisen analyysin avulla pystytään helposti nostamaan esiin ongelmakohtia datan laadussa ja siten tuomaan ne näkyville organisaatiossa. Tuomalla ongelmakohdat näkyviksi pystytään vaikuttamaan siihen, että tiedon tuottamisen prosessia parannetaan esim. kirjauskäytäntöjen osalta, jolloin päästään kohti laadukkaampia lähtöaineistoja.

Automatisoinnista tehoa taloustyöhön

Tableau antaa mahdollisuuden automatisoida datan valmisteluun liittyviä vaiheita siten, että rutiininomaisia tehtäviä voidaan vähentää.  Mikä parasta, Tableaun avulla näitä rutiineja voidaan automatisoida itse ilman konsulttiapua. Automatisoidun prosessin luomiseen käytetään aikaa vain kerran, kun esimerkiksi Excelin kanssa työ tehdään joka kuukausi vuodesta toiseen.

Raportointirutiinien automatisointia tarjoavat toki lähes kaikki talouden raportointijärjestelmät. Tableaun merkittävimmät edut verrattuna raportointijärjestelmiin ovat helppokäyttöisyys ja se, että data voidaan helposti yhdistellä eri lähteistä ilman erillistä koodaustyötä. Myös laaja ja aktiivinen käyttäjäyhteisö lukuisine tarjolla olevine koulutus- ja demomateriaaleineen on iso etu itsenäisen taloushallinnon työntekijän kannalta.

refresh_extracts

Automatisointi voi tarkoittaa talousraportointiin liittyen hyvinkin erilaisia asioita. Esimerkiksi kirjanpitoaineiston tuominen eri lähdejärjestelmistä ja yhdistäminen Tableaulla yhteen visualisointiin, jota loppukäyttäjät voivat tarkastella eri näkökulmista vaikkapa tulosyksikön tai tuotealueen osalta, tuovat kuukausittain huomattavan ajansäästön verrattuna manuaaliseen Excel-työskentelyyn. Samalla tietojen luotettavuus paranee, kun manuaalisen työn määrä vähenee. Kun automatisoinnissa on päästy alkuun, päästään lähes huomaamatta eteenpäin kohti tarkempaa tietojen analysointia ja rutiinityön vähentämistä.

Tavoitteena visuaalinen taloushallinnon analytiikka

Tableau nähdään usein pelkkänä datan visualisointivälineenä. Tableau toimii kyllä erinomaisesti datan visualisoinnissa, mutta se tarjoaa taloushallinnon prosesseihin paljon muitakin hyötyjä.  Tableaun intuitiivisen käyttöliittymän avulla dataa on helppo analysoida eri tekijöiden suhteen ilman erillistä koodaustyötä. Taloushallinnon analytiikka ei aina vaadi graafeja ja Tableauta käytetäänkin usein datan laadun ja oikeellisuuden tarkastamiseen ja liiketoiminnan analysointiin taulukkomuotoisten raporttien avulla. Taulukkomuotoisista raporteista voidaan edetä asteittain kohti visuaalisempia esittämistapoja.

Datan visualisoinnissa tärkeää on tuoda esiin datan sisältämä tieto mahdollisimman ymmärrettävässä muodossa. Hyvät perusteet aiheesta voi lukea esimerkiksi Cole Nussbaumer Knaflicin kirjasta Storytelling With Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals. Kirja käy läpi tehokkaimpia tapoja esittää dataa visuaalisesti eri tilanteista. Nussbaumer Knaflic kertoo kirjassaan muun muassa, miksi taulukko tai piirakkadiagrammi eivät ole ymmärrettäviä datan esitystapoja ja miten dataa voitaisiin esittää tehokkaammin niiden sijaan.

Self service -kulttuuria luomassa

wp_kansi_how_to_build_a_culture_of_self-service_analytics

Taloushallinnossa esimerkiksi controllerin työajasta valtaosa menee usein kuukausittaiseen raporttien luomiseen ja päivittämiseen, jolloin itse datan tulkintaan jää vain vähän aikaa. Organisaatiokulttuurin kehittäminen kohti omatoimisempaa tiedon hyödyntämistä vapauttaa organisaatiossa aikaa enemmän tiedon varsinaiseen analysointiin kaikilla organisaatiotasoilla.

Tableau on kirjoittanut erinomaisen artikkelin tehokkaan ja sujuvan analytiikkakulttuurin luomisesta ja kehittämisestä: Tableau Whitepaper: How to Build a Culture of Self-Service Analytics

Taloushallinnon rooli on usein saman tyyppinen kuin IT:llä: molemmat toiminnot tukevat ydinliiketoimintaa ja tuottavat palvelua muille. Ongelmia syntyy, kun näistä toiminnoista tulee pullonkauloja organisaation kriittisissä prosesseissa, kuten tiedon ja ymmärryksen tuottamisessa. Organisaation vahvistaessa omatoimisen analytiikan kulttuuria muuttuu myös taloushallinnon rooli enemmän mahdollistajaksi. Toistuvan manuaalisen raportoinnin vähentyessä esimerkiksi controllerille jää enemmän aikaa tiedon varsinaiseen analysointiin.

Yhteenveto

Teknisen ja manuaalisen raportointiprosessin automatisointi johtaa ajan säästöön, mikä mahdollistaa paneutumisen tiedon tarkempaan analysointiin ja tuottaa organisaatiossa vääjäämättä parempaa ymmärrystä, luovempia johtopäätöksiä ja nopeampaa toimintaa. Moderni taloushallinnon analytiikka mahdollistaa talouden asiantuntijoiden osaamisen hyödyntämisen niissä aktiviteeteissa, joissa lisäarvo liiketoiminnalle on suurin.

Tableau ja Alteryx, joko yhdessä tai erikseen, ovat helppoja ottaa käyttöön ilman isompia käyttöönottoprojekteja. Voit aloittaa maksuttomilla kokeiluversioilla ja osallistumalla Solutiven maksuttomiin starttikoulutuksiin.

Ota yhteyttä