Ajankohtaista

Örum, Tableau ja Solutive toimivat yhteistyössä kehittäen Örumin liiketoimintaa monin tavoin.

Örum kiihdytti liiketoiminnan ohituskaistalle Tableaun ja Solutiven avulla

Aikaisemmin raportointi oli Örumilla hidasta ja epäluotettavaa, mikä ei ollut omiaan lisäämään business-käyttäjien luottamusta raportoinnin laatuun. Myynti- ja tuloslukujen seuraaminen oli niin hankalaa, että perusraporttienkin laatimiseen saattoi kulua viikkokausia. Saadakseen raportoinnin takaisin oikeille raiteille yrityksen IT-osasto kääntyi Tableaun puoleen. Örum otti Tableaun käyttöön osana uutta analytiikkastrategiaansa, joka toteutettiin IT-vetoisesti CIO Juho Luukon ja toimitusjohtaja Lars Husbergin luotsaamana.

Nyt Örum käyttää Tableau Desktop ja Tableau Server -ratkaisuja aikaisemmin hyödyntämättä jääneiden tietojen jakamiseen, välittämiseen ja monimuotoisessa yhteiskäytössä useiden eri käyttäjien välillä. Ennen viikkojen, jopa kuukausien työn vaatineet raportit valmistuvat nykyään minuuteissa. Örumilla on nykyisellään käytössään hallittu ja kattava näkymä myynnin tärkeimmistä luvuista ja metriikoista. Se auttaa yritystä reagoimaan nopeammin myyntimahdollisuuksiin sekä lisäämään täydentävien varaosien ristikkäismyyntiä ja tätä kautta kasvattamaan liikevaihtoa. IT-osaston roolikin on muuttunut. Säästyvän ajan ansiosta tiimi pystyy keskittymään enemmän strategisiin projekteihin, mikä auttaa liiketoimintaa menestymään.

Örumilla oli haasteita raportoinnissa

Örum Oy AB on merkittävimpiä ajoneuvovaraosien toimittajia Suomessa. Vuonna 1902 perustetun yrityksen liikevaihto on 68 miljoonaa euroa, ja se toimittaa varaosia ja lisävarusteita ajoneuvojen omistajille, korjaamoille ja jälleenmyyjille lähes kaikentyyppisiin ajoneuvoihin. Vuosien ajan Örumin myynti, talous ja muut toiminnot olivat tietotarpeissaan vanhan toiminnanohjausjärjestelmän varassa. Malli ei kuitenkaan toiminut, sillä ERP-järjestelmän tuottamien raporttien tiedot olivat joko epäluotettavia, vanhentuneita tai epätäydellisiä – tai joskus jopa kaikkia kolmea yhtä aikaa.

”Vielä jokunen vuosi sitten raportointi oli yhtä sotkua”, kertoo Örumin CIO Juho Luukko. ”Emme yksinkertaisesti voineet luottaa näkemiimme lukuihin. Tiedonkeruu kankealla ERP-järjestelmällä oli hidasta, kallista ja resursseja kuluttavaa.” Yrityksen oli vaikea analysoida myyntiä, tuottoja ja asiakastyytyväisyyttä. Esimerkiksi huonosti myyvien osien tai kannattavimpien korjaamoasiakkaiden selvittäminen oli hankalaa.

IT-vetoista Tableau-strategiaamme kehitetään liiketoimintalähtöisesti. Tämän liiketoimintalähtöisen ratkaisun takana ovat nimenomaisesti IT-puolen ihmiset. Kun rohkaisemme yrityskäyttäjiä analysoimaan dataa itse, saa IT-osasto mahdollisuuden kehittyä liiketoimintaa edistäväksi toimijaksi.

Juho Luukko, CIO

”Silloinkin kun saimme tehtyä analyyseistä yhteenvedon, raportit olivat usein vanhentuneita, ennen kuin ne ehtivät johtajien työpöydille”, Luukko selvittää.

Raportointi ei ollut myöskään johdonmukaista. ”Kuukausiraportin laati yhtenä kuukautena yksi henkilö ja seuraavana joku toinen, joka käytti eri parametreja. Sen vuoksi emme voineet tutkia trendejä tai säännönmukaisuuksia. Myynnin kuukausittaisia vaihteluita oli erittäin vaikea ennustaa. Emme tienneet, mitä oikeastaan mittasimme”, Luukko jatkaa.

Nopeaa ja helppoa tiedon visualisointia ja analysointia Solutiven avustuksella

Örumin IT-osasto otti kärkihankkeekseen etsiä uuden ratkaisun liiketoimintatiedon (BI) hallintaan. Luukko aloitti etsinnän tutustumalla Gartnerin tarjoamiin raportteihin. Gartnerin Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms -raportissa kärkeen sijoitettu Tableau tarjosi Örumille mahdollisuuden datan nopeaan visualisointiin ja ymmärtämiseen. ”IT-vetoista Tableau-strategiamme kehitetään liiketoimintalähtöisesti. Tämän liiketoimintalähtöisen ratkaisun takana ovat nimenomaisesti IT-puolen ihmiset. Kun rohkaisemme business-käyttäjiä analysoimaan tietoja itse, IT-osasto saa mahdollisuuden kasvaa liiketoimintaa mahdollistavaksi toimijaksi – ei sitä rajoittavaksi tai hidastavaksi”, kommentoi Luukko.

Selvitysvaiheessa sekä Luukko että Örumin toimitusjohtaja Lars Husberg kokeilivat Tableauta, aloittaen myynnin raportointinäkymistä. Luukko muistelee: ”Jo vajaan kahden tunnin käytön jälkeen laadin Tableaulla erittäin vakuuttavan myyntiraportin. Pystyin porautumaan tietoihin syvemmin, yhdistämään useita näkymiä ja tuottamaan ajantasaisen kuvan myyntimme tilasta. Vastaavan raportin tuottaminen vanhojen KPI-pohjaisten tietovarastoprosessiemme pohjalta olisi vienyt kuukausia. Olin myyty siltä istumalta.”

Örum valitsi käyttöönsä Tableaun Desktop ja Server-ratkaisut. Käyttöönotossa ja käyttöoikeuksien jakamisessa myynti-, markkinointi- ja talousosastoille se teki läheistä yhteistyötä paikallisen Tableau-kumppanin, Solutiven kanssa. Tableau Serverin avulla käyttäjät voivat jakaa havaintonsa ja tehdä tiimirajat ylittävää yhteistyötä.

Örum käsittelee Tableaulla tietoja, jotka ovat peräisin Google BigQuerysta ja muista datalähteistä. Tableaun ODBC-yhteyden (Open Database Connectivity) avulla yritys voi lisäksi tuoda tietoja omasta ERP-järjestelmästään, Microsoft Dynamics AX:stä. Solutiven tuki Örumille jatkuu palvelinmääritysten, koulutuksen, paikallisen tuen ja joidenkin työkirjojen luomisen merkeissä. ”Solutiven henkilöstö koostuu rautaisista ammattilaisista. He suosittelivat Google BigQuerya, ja pilvipohjainen analytiikka-alusta sopii täydellisesti meidän datallemme. Se integroituu saumattomasti Tableaun kanssa eikä vaikuta järjestelmiemme suorituskykyyn.”

”Koukutuin liiketoimintaan liittyvien kysymysten pyörittelyyn Tableaulla siinä määrin, että eräänä iltana vaimoni puuskahti: ’Nyt riittää, se on nyt joko Tableau tai minä!’”

Juho Luukko, CIO
Haluatko kokeilla Tableauta?

Raportointiaika lyheni kuukausista minuutteihin

Mitä kaikkia hyötyjä lopulta saavutettiin? Tableaun käyttöönotto on lyhentänyt raportointiaikoja Örumilla merkittävästi. Aikaisemmin yhteenkin kysymykseen vastaavan raportin laadintaan kului viikkoja – joskus jopa kuukausia. Nyt vastaukset ovat käytettävissä minuuteissa. Lisäksi yrityskäyttäjät voivat tutkia dataa joustavasti, tehdä uusia löydöksiä ja kysymyksiä sekä edelleen löytää niihin vastauksia.

Otetaanpa esimerkiksi Örumin myyntitiimi, joka vierailee korjaamoilla ja jälleenmyyjillä eri puolella Suomea hoitamassa asiakassuhteita. Tableau Serverin avulla he näkevät tilannekuvan myynnin tilanteesta. Ennen asiakasvierailua he pystyvät selvittämään nopeasti, mitä osia ja kuinka paljon myydään millekin korjaamolle, mitkä asiakkaat tilaavat eniten varaosia, mitä tuotteita on palautettu viallisina ja niin edelleen. Näin yritys pystyy reagoimaan paremmin myyntimahdollisuuksiin sekä lisäämään täydentävien varaosien ristikkäismyyntiä ja tätä kautta kasvattamaan liikevaihtoa.

Henkilöstö pystyy myös tekemään luovempia päätöksiä. He voivat porautua syvemmälle tietoihin ja esittää ”mitä jos”-kysymyksiä tai nähdä tiettyjen toimiensa vaikutukset välittömästi. Esimerkiksi Örumin osavaraston varastonhallinnasta vastaava tiimi näkee varaston arvon sekä sen, mikä käy kaupaksi, mihin osat lähetetään ja millainen on kyseisten tuotteiden kate. Se mahdollistaa tehokkaamman varastonhallinnan ja alhaisemmat kustannukset.

Itsepalveluperusteisen BI-ratkaisun ansiosta Örumin IT-tiimistä vapautui runsaasti resursseja muihin tärkeisiin projekteihin. ”Raportointi oli aikaisemmin IT:n ongelma. Osastoamme pidettiin yleisesti liiketoimintaa haittaavana tekijänä, koska raporttien tuottaminen kesti niin kauan. Tableaun ansiosta päivittäisistä raportointitehtävistä vastaa nyt liiketoimintapuoli…ja se on nykyään heille erittäin mieluisa työtehtävä.”

Luukko selvittää vieläkin mielellään kysymyksiä Tableaulla. ”Koukutuin liiketoimintaan liittyvien kysymysten pyörittelyyn Tableaulla siinä määrin, että eräänä iltana vaimoni puuskahti: ’Nyt riittää, se on nyt joko Tableau tai minä!’”, hän kertoo nauraen.

Jaa artikkeli:

Valikko