Kuulostaako syvälle kansiopolkujen taakse hautautunut, taulukkoon koottu lomakalenteri liiankin tutulta? Tiedätkö milloin naapuritiimin erityisosaaja on lomalla ja milloin hän palaa pelastamaan tilanteen? Yleensä ei tiedä kaverikaan, korkeintaan esimies, mutta hänkin voi olla vielä lomalla samaan aikaan. Mitä jos lomasuunnitelmat muuttuvat ja kalenterista alkaa olla liikaakin versioita, tai onko se ylipäätään ajantasalla?

Lomakalenteriin voidaan saada uppoamaan yllättävän paljon turhaa aikaa, ja vielä nykyäänkin monilla lomakalenteri tarkoittaa jonkinlaista taulukkoa, josta tietoa käydään etsimässä. Vertailun tekeminen on aikaa vievää tai käsintehdyssä versiossa jopa lähes mahdotonta, eikä taulukko ole aina välttämättä ajantasalla. Lisäksi lomakertymät ovat mahdollisesti jonkin järjestelmän takana eli kaikki eri paikoissa. Lomakalenterikin on mahdollista siirtää nykyaikaan, eli ajantasaiseksi ja luotettavaksi, sekä saada kaikki tieto näkymään yhdessä paikassa reaaliaikaisesti − unohtamatta joustavaa tiedon rajaamista käyttäjän omiin tarpeisiin.

Ratkaisu voidaan tarjota useiden eri tasojen haasteisiin, esimerkiksi:

  • Työntekijän omien lomien ja lomakertymän hallintaan sekä omien tietojen näkyvyyteen.
  • Esimiehelle näkyvyys omien alaisten lomakertymiin ja suunniteltuihin lomiin sekä näiden kautta mahdollisuus myöntää lomia varmistuen siitä, ettei päällekkäisyyksiä ole, ja siitä että esimerkiksi edellisen vuoden lomia ei ole pitämättä vuosilomakauden vaihtuessa.
  • Projektijohtajan näkyvyys muiden lomiin ja mahdollisuus korvaavan tekijän löytämiseen helposti.
  • Yritykselle näkyvyys pitämättömiin, suunniteltuihin ja pidettyihin lomiin summatasolla.

 

Mitä hyöytyä lomakalenterin visualisoimisesta on?

Analytiikkatyökalulla tehtävä lomien visualisointi tuo kaiken tiedon yhteen paikkaan ajantasaisena ja luotettavana. Lisäksi se tarjoaa mahdollisuuden rajata tietoa omiin tarpeisiin. Tällaisia tilanteita voi olla esimerkiksi, kun etsitään korvaavaa tekijää osaamisen tai tiimin perusteella tai varmistetaan, milloin henkilö palaa lomilta. Jos löydätkin korvaavan tekijän, voit lähettää sähköpostia suoraan tekijälle dashboardin kautta. Alla olevassa esimerkissä toiminnallisuus on rakennettu mukaan datasta löytyvän sähköpostin perusteella ja sisällytetty tooltippeihin, kun graafista valitsee henkilön.

Lomien sekä oman vuosilomakertymän hallintaan ja seurantaan käytämme Solutivelle luonnollisesti Tableau dashboardia. Yhdellä silmäyksellä päästään kiinni lomasesonkeihin ja porautumaan tietyn osaamisen erikoisalan poissaoloihin – keneltä saan apua vaikkapa tietokanta-projektiin? Klikkaa alla olevaa kuvaa, ja kurkkaa interaktiivinen esimerkki-dashboard Tableau Publicissa.

Lomakalenteri-klikkaa-kuvaa

Kuvaa klikkaamalla pääset katsomaan interaktiivisen visualisoinnin.

Tableaun etuna tässä on, että se tukee erilaisten tietokantojen käyttöä. Solutiven omassa versiossa tieto poissaoloista haetaan suoraan tuntikirjausjärjestelmästä, jonne muun muassa tulevat lomat kirjataan poissaolokirjauksina. Sinne tehdyt päivityksetkin näkyvät siis reaaliaikaisesti Tableau dashboardilla.

Jokainen pääsee tarkastamaan omat lomansa ja myös esimiehillä on laaja näkyvyys sovittuihin poissaoloihin. Visuun on myös mahdollista lisätä sähköpostitse lähtevät hälytykset, mikäli vielä esimerkiksi maaliskuussa on edellisen vuoden lomia pitämättä. Työnantajan mielenkiinnon kohteena voikin olla saada roikkumaan jääneet vanhat vuosilomat muutettua pidettäviksi lomiksi.

Rajaa näkymää tarpeisiisi sopivalla tavalla

Tarvittaessa henkilön loma-oikeudet voidaan rajata näkymään vain henkilölle itselleen, sekä esimerkiksi tämän esimiehelle. Lomakalenteri taas on hyödyllistä näkyä myös laajemmalle yleisölle esimerkiksi työn suunnittelun tueksi. Vastaavasti voidaan hallita, kuka näkee mitkäkin poissaolot, tai näytetäänkö esimerkiksi pelkkä poissaolo ilman lisätietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi sairaspoissaolot, joiden ei kuulu näkyä suuremmalle yleisölle. Tableau tukee hyvin datan näkyvyyen hallintaa, ja lisää aiheesta pääset lukemaan Paulin blogikirjoituksesta.

Helpompaa työn suunnittelua ja resursointia?

Jos parhaillaan painitte edellä kuvattujen haasteiden parissa, olemme täällä valmiina auttamaan! Visualisoi loma- ja poissaolokalenterinne meidän avulla − tehdään yhdessä resursoimisesta ja työn suunnittelusta askeleen helpompaa. Laita viestiä solutive@solutive.fi tai ota yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta.

 

 

Get Free Widget