Kun puhutaan visuaalisesta analytiikasta ja analytiikan hyödyntämisestä liiketoiminnan tukena, ensimmäisenä ei välttämättä ryhdytä miettimään analytiikassa käytetyn datan jäljitettävyyttä, datan näkyvyyden ja sisältöihin pääsyn hallintaan liittyviä kysymyksiä, tai datan käytön seurantaa. Nämä ovat kuitenkin hyvin tärkeä osa niin analytiikkaa, tiedolla johtamista, kuin vastuullista datan hyödyntämistä, joista on hyvä olla ymmärrys. Tämä on blogisarjamme kolmas ja viimeinen osa, ja tässä osassa käyn läpi, miten eri tavoin voidaan seurata datan käyttöä, eli Tableau Serverin käyttöä.

Tableau Serverin käyttöstatistiikalla on yleensä kolme pääkäyttäjäryhmää: Tableau Serverin ylläpitäjä, Tableau-kehittäjät sekä Tableau loppukäyttäjät. Tableau Serverin ylläpitäjän tärkeimpiä tehtäviä on usein valvoa sisällön laatua, optimoida alustan suorituskykyä ja säilyttää Tableau Server -ympäristö käytettävänä. Tableau-kehittäjät ovat usein eniten kiinnostuneita julkaisemansa sisällön käyttömääristä sekä suorituskyvystä. Lisäksi heille kannattaa usein jakaa tieto vanhentuneesta sisällöstä, jotta he voivat sen itse poistaa. Tableau loppukäyttäjät (ja erityisesti se käyttäjäryhmä, joka maksaa sisällön kehittämisestä) haluavat myös nähdä mitä he rahan vastineeksi saavat, kuinka paljon sisältöä käytetään, ja mikä on suosituinta sisältöä käyttäjien kesken.

Kun mitataan ja seurataan oikeita mittareita, se ohjaa prosessien kehittymistä ja voidaan proaktiivisesti reagoida moniin mahdollisiin ongelmiin.

BI on BI – Tableaun valmiit käyttöstatistiikka-näkymät

’BI on BI’ on lyhenne, mitä olemme tottuneet Solutivella vuosien aikana käyttämään. Kömpelö suomennos voisi olla: raportointia raportoinnista. Tableau Server/Online kerää itsestään käyttöstastistiikkaa, joka sisältää muun muassa hyödyllistä tietoa visualisointien avautumisajoista, ajastettujen tehtävien onnistumisesta ja vaikkapa sähköpostiin tilatuista visualisoinneista.

Tämä on loistava ominaisuus, mutta tässä on yksi haaste; näitä pääsee katsomaan vain pääkäyttäjä, eli Tableau Serverin ylläpitäjä. Pienessä tai keskisuuressa ympäristössä se monesti riittää hyvin, koska pääkäyttäjä on usein myös se, joka siivoaa Tableau Serverin sisältöä vanhoista, toimimattomista ja käyttämättömistä visualisoinneista. Mutta entä jos tätä sisältöä haluttaisiin jakaa kaikille Tableau-kehittäjille tai vaikkapa loppukäyttäjille? Tätä varten olemme Solutivella jalostaneet ja opiskelleet Tableau Serverin sisäisen tietokannan toimintaa, ja tehneet sen datasta yleisimpiin kysymyksiin vastaavat dashboardit.

Räätälöidyt käyttöstatistiikka-näkymät (Custom admin workbooks)

Kyllä, Tableaulla on mahdollista myös tehdä itse visualisointeja Tableau Serverin käytöstä. Tarvitsee vain luoda datayhteys Tableau Desktopilla Tableau Serverin keräämään dataan. Kun tekee itse, saa sitä mitä haluaa - niinhän se menee. Ja mikä parasta, tätä kokonaisuutta voidaan räätälöidä tarvittaessa. Hankkiessasi kokonaisuuden meiltä, saat käyttöösi jalostamiamme datalähteitä, joiden avulla voit tehdä itse vieläkin parempia näkymiä.

Mitä kaikkea sitten voit räätälöidyllä käyttöstatistiikka-näkymällä seurata ja mitä se hyödyttää? Käytännössä voit seurata samoja asioita, mitä BI on BI -näkymänkin kautta, mutta myös paljon enemmän. Kaiken datan ja visualisoinnit voi sen sijaan tarjota halutuille käyttäjille halutuilla oikeuksilla. Olemme pyrkineet tekemään näkymiä, joista voit tilata hälytyksiä, jos jotakin ’ei-toivottua’ tapahtuu. Alla listattuna kokonaisuudesta osa-alueittain yksi hyöty:

  • Usage – Mikä sisältö on suosittua ja milloin sitä katsotaan?
    • Voidaan seurata, kuka on käynyt katsomassa mitäkin sisältöä.
  • User activity – Mitkä käyttäjät ovat aktiivisia?
    • Voidaan seurata, miten säännöllisesti loppukäyttäjät palaavat katsomaan sisältöä.
  • Performance – Mikä sisältö avautuu nopeasti, mikä hitaasti?
    • Tunnistaa sisältö, minkä suorituskykyä tulisi optimoida.
  • Extracts – Miten Tableau data extraction ajastetut ajot ovat onnistuneet?
    • Korjata hajonneet data extractien yhteydet proaktiivisesti.
  • Data connections – Mitä datayhteyksiä on luotu?
    • Voidaan tunnistaa päällekkäisiä datayhteyksiä, jotka voisi yhdistää yhdeksi.
  • Licenses – Kuinka moni on kirjautunut Tableau Serverille
    • Voidaan vaihtaa lisenssien omistajia tehokkaammin.
  • Space usage – Mikä sisältö vie tilaa Tableau Serverillä?
    • Tunnistetaan vanhentunut sisältö, joka voidaan poistaa.

Kuva1_Miten-hallita-datan-näkyvyyttä

Kuva 1. Yllä perusnäkymä sisällön käytöstä, joka voidaan tarjota kaikille kehittäjille rivitason suodatuksella niin, että he näkevät vain oman sisältönsä statistiikan.

 

Kuva2_Miten-hallita-datan-näkyvyyttä

Kuva 2. Yllä perusnäkymä sisällön käytöstä, joka voidaan tarjota kaikille kehittäjille rivitason suodatuksella niin, että he näkevät vain oman sisältönsä statistiikan.

 

Kuva3_Miten-hallita-datan-näkyvyyttä

 

Käyttöstatistiikka tietosuojan näkökulmasta

Kuten yllä näit yleisesti, Tableau Serverillä pääsee seuraamaan sen sisällä tapahtuvia asioita monipuolisesti, myös muutakin kuin vain tietosuojaan liittyviä tapahtumia. Periaatteessahan tietosuoja on kokonaisuus ja Tableau Serverin historiatapahtumia seuraamalla ei päästä enää estämään mahdollista vahinkoa, mikä on tapahtunut tietosuojapuutteen vuoksi − esimerkiksi puutteellisten käyttöoikeuksien vuoksi. Mutta riittääkö se syyksi olla seuraamatta Tableau Serverin käyttöä? Ehkäpä tällä voidaan estää mahdollisia uusia tai olemassa olevia tietosuojapuutteita nopeammin.

 

Mitä muuta?

Olemme luoneet erilaiset palvelupaketit suuremmille ja pienemmille yrityksille ja mielellään autamme tälläkin osa-alueella asiakkaitamme onnistumaan entistä paremmin. Joskus jokin yksittäinen hyöty tästä monipuolisesta paketista tarjoaa merkittäviä säästöjä. Esimerkiksi optimoimme eräällä asiakkaalla data extratien ajastuksia näiden työkirjojen pohjalta ja saimme keskimääräisen visualisointien latausajan tipahtamaan 50 %. Mitä tämä merkitsi asiakkaalle? Heidän käyttäjämäärällään se merkitsi yhteensä 6-8 tunnin ajan säästöä päivässä. Jokainen voi miettiä, mitä tällainen ajansäästö on rahassa mitattuna vaikkapa kuukauden aikana.

Tästä kokonaisuudesta puuttui kokonaan ns. rautaan perustuvat näkymät. Olemme niistäkin tehneet omia monitorointinäkymiä, esimerkiksi Tableau Server ympäristön levytilan ja muistin käytöstä. Lisäksi tätä aihetta lähellä ovat seuraavat asiakokonaisuudet:

  • SQL-kyselyiden valvonta, jolla tilastoidaan kaikki Tableusta lähtevät SQL-kyselyt tietokantaan ja niiden valvonta.
  • Tableaussa tehtyjen laskentojen systemaattinen valvonta ja validointi.
  • Tableau visualisointien käyttösyiden tilastointi ja valvonta.
  • Tableau Server ympäristön prosessien monitorointi sekä hälytykset.

Nämä olkoon toisien blogitekstien aiheita. Olethan rohkeasti yhteydessä, mikäli itselläsi on tarpeita tai kysymyksiä näihin erilaisiin sisältöihin liittyvissä asioissa, tai haluat demon jostakin aihealueesta. Mielellämme autamme ja tarvittaessa kehitämme jotain uutta. 😊

 

Lue myös Analytiikka ja tietosuoja -blogisarjan aiemmat osat:

Analytiikka ja tietosuoja, osa 1: Tunnetko datasi jäljet?

Analytiikka ja tietosuoja, osa 2: Miten hallita datan näkyvyyttä?

Get Free Widget