Ajankohtaista

Leppäkosken Sähkö sinnitteli vuosia hitaiden ja manuaalisten raportointiprosessien kanssa. Hajanaisten tietojärjestelmien vuoksi kuukausittainen perusraportointi söi paljon aikaa eri puolilla organisaatiota, eikä liiketoimintayksiköille jäänyt aikaa varsinaiseen analyysiin ja liiketoiminnan kehittämiseen. Tähän haluttiin muutos – datan parempi hyödyntäminen voisi tuoda uusia näkemyksiä päätöksentekoon ja sitä kautta kannattavampaan liiketoimintaan.

Leppäkosken Sähkö otti Tableaun käyttöön, jotta johto saisi kattavamman ja analyyttisemmän näkyvyyden kasvavaan liiketoimintaan. Tableaun avulla Leppäkosken Sähkö todistaa pystyvänsä kilpailemaan suurempien sähköyhtiöiden kanssa.

Yhteistyössä Tableaun suomalaisen edustajan Solutiven kanssa Leppäkosken Sähkö pystyy nyt tuottamaan aiempaa paljon monipuolisempia analyysejä ja tarkastelemaan tarkemmin normaalista poikkeavia lukuja. Talous- ja muiden lukujen raportointiin kuluva aika on samalla typistynyt viikoista tunteihin.

Leppäkosken Sähköllä on aiempaa parempi näkyvyys asiakasprosesseihin ja yksikkökohtaisiin myyntilukuihin. Parantunut näkymä energiantuotanto- ja ostoprosessien lukuihin auttaa yhtiötä pitämään kustannukset kurissa ja pysymään kilpailukykyisenä markkinoilla.

Nykyaikaisia ja kestäviä energiaratkaisuja – mutta vanhanaikaista ja kankeaa raportointia

Leppäkosken Sähkö tarjoaa kestäviä energiaratkaisuja kymmenille tuhansille asiakkaille Lounais-Suomen alueella. Yhtiön palveluvalikoimaan kuuluvat sähkö-, kaukolämpö- ja maakaasupalvelut. Ripeästi kasvaneen yhtiön liikevaihto vuonna 2015 oli 64 miljoonaa euroa, ja sillä on 74 työntekijää.

Liiketoimintansa kasvaessa Leppäkosken Sähköllä oli hankaluuksia analysoida kaikkea toiminnastaan kerääntyvää dataa. Mauno Oksanen, liiketoiminnan kehitysjohtaja, kiteyttää haasteen yhteen lauseeseen: “Energia- ja muun datan hallintaan liittyvät järjestelmämme olivat digitaalisia, mutta niistä saatiin tietoa ulos vain analogisessa muodossa.”

Yhtiön raportointiprosessit olivat manuaalisia – lähinnä Excel-taulukoita. Niiden avulla koetettiin muodostaa talous-, myynti- ja energiantuotantoluvuista analyyttistä kokonaiskuvaa liiketoiminnan ohjaamisen tarpeisiin. Toiminnan kasvaessa taulukkojärjestelmä ei enää skaalautunut järkevästi, ja manuaalista työtä kasaantui lisää.

“Saattoi kestää pari-kolmekin viikkoa ennen kuin edellisen kuukauden raportit saatiin päätöksentekijöille. Se vain oli liian hidasta. Dataa myös yhdisteltiin manuaalisesti eri lähteistä”, Oksanen kuvailee päätöstä lähteä kartoittamaan vaihtoehtoja. “Kaikilla liiketoimintayksiköillä oli omat tapansa raportoida tietoja. Joka yksikössä oli myös vähintään pari henkilöä tekemässä päiväkausia näitä raportteja joka kuukausi, mikä on meidän kokoisessamme yhtiössä aikamoinen prosentti työvoimasta”, Oksanen kertoo.

Vaihtoehtoisia raportointitapoja tutkimaan

Leppäkosken Sähkö kuuli Tableausta Solutivelta, Tableaun paikalliselta konsulttikumppanilta Suomessa. Klaus Iltanen, Leppäkosken projekti-insinööri oli ensimmäisiä Tableaun kokeilijoita Leppäkoskella. “Olimme vakuuttuneita 10 minuutissa”, Iltanen hämmästelee. “Tableau tuntui heti olevan helppo käyttää mutta taipuvan myös syvempään analyysiin. Vertailimme sitten Tableauta myös muihin työkaluihin, ja Tableau veti pisimmän korren meille tärkeissä ominaisuuksissa kuten avoimet rajapinnat ja protokollat, joustava lisensointi sekä paikallinen tuki täällä Suomessa. Gartnerin reittaus painoi vaa’assa myös”, Iltanen jatkaa.

Aiempien 2-3 viikon raportointiaikojen sijaan Leppäkosken Sähkö saa nyt kuukausittaiset raportointilukunsa johdon käyttöön tunneissa. Ketterä raportointi auttaakin yhtiötä pysymään ajan hermolla kilpaillulla energiamarkkinalla.

Tulevaisuudessa Leppäkosken Sähkö suunnittelee yhdistävänsä datansa Ilmatieteen laitoksen säädataan pystyäkseen paremmin ennustamaan energiankulutusta ja suunnitellakseen energiantuotantoaan vastaavasti.

Nopea käyttöönotto, isot vaikutukset liiketoiminnan ohjaamiseen

Solutiven asiantuntija-avun tuella Leppäkosken Sähkö nivoi Tableau Desktopin ja Serverin osaksi toimintaansa parissa kuukaudessa. Nyt yhtiöllä on 12 Tableau Server –lisenssiä. ”Katselimme ilmaisia Tableau-opetusvideoita ja kuuntelimme asiantuntijoiden neuvoja – ja kohta loimme itse visuaalisia, interaktiivisia raportteja. Myös globaalin Tableau-yhteisön ideoista on jatkossa paljon hyötyä, kun kehitämme omaa raportointiamme eteenpäin.”

Nykyään Leppäkosken Sähköllä on Tableau-pohjainen yhtenäistetty raportointijärjestelmä. Tableaun avulla yhtiö voi helposti yhdistellä ja analysoida dataa energiantuotannosta, automatisoidusta mittarinluennasta, laskutuksesta, asiakaspalvelusta sekä muista tietojärjestelmistä. Kaikki datalähteet sijaitsevat yhdessä Microsoft SQL-pohjaisessa tietovarastossa. Mukaan voidaan tuoda myös dataa monista taustajärjestelmistä, jolloin saadaan yhteen näkymään kokonaiskuva liiketoiminnan tilasta.

Johtoryhmä ja liiketoimintayksiköt käyttävät Tableau Desktopia ja Serveriä luodessaan näppärästi visuaalisia, interaktiivisia raportteja ja etsiessään vastauksia uusiin, datan nostattamiin kysymyksiin. Trendien tunnistaminen, mahdollisuuksien löytäminen ja päätöksenteko luonnistuvat paljon aiempaa helpommin, ja erilaisten regressiomallien, korrelaatioiden ja trendianalyysien testaaminen sujuu joustavasti. Työntekijöillä on myös näkymä dataan mobiilisti tablettien ja puhelimien kautta.

Uudentyyppinen raportointi on muuttanut Leppäkosken Sähkön tapaa katsoa dataansa. ”Aikaisemmin kuukauden lopun raportit olivat saatavilla vasta pari viikkoa seuraavan kuun puolella”, Mauno Oksanen kommentoi. ”Nyt ne valmistuvat automaattisesti jopa muutamissa tunneissa niin pian kuin lähdejärjestelmien data on valmista raportoitavaksi. Tällainen tahti on tätä päivää ja varmistaa osaltaan kilpailukykyämme nopeasykkeisillä energiamarkkinoilla. Tableau ei ole pelkästään automatisoinut raportointiamme, vaan se on tuonut meille liiketoiminnan analysointitapoja joita emme aiemmin osanneet kuvitellakaan”, Oksanen sanoo.

Tableau asiakascase Leppäkosken Sähkö

Ketterä raportointi auttaakin yhtiötä pysymään ajan hermolla kilpaillulla energiamarkkinalla.

Ovi auki uusille oivalluksille

Tiivistettynä Leppäkosken Sähkö on saavuttanut Tableaun käyttöönoton jälkeen ainakin seuraavia liiketoimintahyötyjä:

  • Parantunut myynnin analytiikka. Tableaun karttatoimintojen avulla Leppäkosken Sähkö pystyy nyt analysoimaan myynnin jakautumista ja energian hinnoittelua maantieteellisesti aina maakunta- ja kaupunkitasolle asti. Energiantuotanto pystyy esimerkiksi tunnistamaan asiakkaat jotka asettuvat alle tai yli tietyn energiankulutuksen kynnysrajan. Tältä pohjalta asiakkaita voidaan oma-aloitteisesti neuvoa oman energiankulutuksensa optimoinnissa. Toisaalta voidaan myös tunnistaa ristiinmyyntimahdollisuuksia eri energialajien kesken.
  • Parantunut asiakastyytyväisyyden raportointi. Sähkönmyyntiyksikkö visualisoi asiakaspalvelukeskukseen kerääntyvää dataa Tableau Desktopilla ja jakaa syntyvät raportit asiakaspalveluhenkilökunnalle Tableau Serverin avulla. Näin asiakaspalvelun laatua voidaan benchmarkata ja tunnistaa palvelun parantamisen mahdollisuuksia. Myyntitiimi pystyy myös analysoimaan eri kanavissa tapahtuvan asiakaspalvelun laatua ja ohjaamaan asiakkaita puhelinpohjaisesta palvelusta online-pohjaiseen palveluun ilman että koettu palvelutaso heikkenee.
  • Energiantuotannon optimointi. Leppäkosken Sähkö tuo dataa prosessinohjausjärjestelmistä ja muista energialaitosten datalähteistä suoraan Tableauhun, mikä helpottaa tuotannon tehokkuuden optimointia ja vähentää kustannuksia. Yksi ensimmäisiä Tableau-projekteja oli puupellettien polttamiseen liittyvä prosessintehostusharjoitus eräällä energialaitoksella. Analyytikot saattoivat tarkastella hetkellisiä poikkeamia keskimääräisestä palamislämpötilasta ja tunnistaa sitä kautta mahdollisuuksia energiankulutuksen minimointiin.
  • Tulevaisuuden suunnittelu.Lähitulevaisuudessa Leppäkosken Sähkö suunnittelee yhdistävänsä omaan dataansa julkisista lähteistä saatavaa dataa kuten Ilmatieteenlaitoksen säädata. Sääennustedataa on tarkoitus käyttää energiankulutuksen mallintamiseen ja ennustamiseen, mikä taas auttaa suunnittelemaan tuotantoa entistä tarkemmin, vähentämään hukkatuotantoa sekä viime kädessä säästämään kustannuksia.

Leppäkosken Sähkö ja Solutiven rooli jatkossa

Solutivella on edelleen vahva tukirooli, joka osaltaan varmistaa Leppäkosken Sähkön menestyksekästä Tableaun hyödyntämistä. Alkukäynnistyksen jälkeen fokus on siirtynyt eri liiketoimintayksiköiden kannustamiseen omien raporttien luomisessa, jotta nämäkin saavat kaiken tärkeän datansa hyötykäyttöön. ”Solutive on ollut luonteva jatke omaan organisaatioomme Tableaun käyttöönotossa”, Klaus Iltanen sanoo. ”Solutiven tiimin Tableau-osaaminen ja näkemykset ovat kerta toisensa jälkeen auttaneet meitä ottamaan uusia datakokonaisuuksia haltuun ja tekemään kiinnostavia johtopäätöksiä liiketoimintamme kannalta.”

Tableaun avulla Leppäkosken Sähkö on saavuttanut enemmän kuin yhtiö projektia aloitettaessa uskoi mahdolliseksi. ”Tableau ei ole vain automatisoinut raportointiamme, se on auttanut meitä näkemään aivan uusia mahdollisuuksia liiketoimintamme parantamisessa. Liiketoimintadataan on helppo rakentaa visuaalisia näkymiä ja jakaa niitä asianosaisten kesken. Raportointi on myös ketterää, jatkuvaa toimintaa aiemman kankean ja manuaalisen kuukausirupeaman sijaan”, Iltanen kiteyttää.

Jaa artikkeli:

Valikko