Raportointi ja raportointijärjestelmät

Visuaalinen raportointiPerinteisesti (ja hyvin usein edelleen) raportointia hoidetaan yrityksissä Excelillä, PowerPointilla ja sähköposteissa sekaisin viuhuvina pdf-liitetiedostoina. Tämä saattaa olla ihan käypä ratkaisu pienimmissä yrityksissä, toiminnan luonteesta riippuen. Ennen pitkää seurauksena on kuitenkin ”Excel-helvetti”, jonka valitettavan moni on varmasti joutunut töissään kokemaan. Organisaation toiminnan laajetessa raportointivaatimukset leviävät pakollisista tilinpäätösraporteista ja mukaan kuvaan tulevat muun muassa myynti-, kustannus-, tuotanto-, henkilöstö-, asiakastyytyväisyys-, talous-, varastosaldoraportointi ja johdon raportointi sekä mahdollisesti useita muita raportointitarpeita.

Perinteisiin raportointimenetelmiin liittyy myös muita murheita; ne vaativat manuaalista työtä vähintään joka kuukausi tai niihin liittyy kankea ja monimutkainen IT-painotteinen prosessi. Tällainen raportointi on myös vain taaksepäin katsovaa. Luvut ovat usein karkealla tasolla ja staattisia, joten niiden avulla ei pystytä kehittämään liiketoimintaa.

Monessa organisaatiossa apuun on jossain vaiheessa otettu jokin perinteinen BI-väline, esim. IBM Cognos, SAP BO tai vastaava. Näissä järjestelmissä raportointi on monesti melko IT-/kehittäjäpainotteista. Tämän seurauksena uudet raportit, muutokset nykyisiin raportteihin tai uusiin liiketoimintakysymyksiin vastaaminen menee tiketin tai vastaavan prosessin kautta. Tässä prosessissa voi kestää päivistä kuukausiin. Tästä seuraa turhautumista ja tehokkuushukkaa liiketoimintakäyttäjille ja myös IT:lle.

Modernit, ketterät raportointityökalut

Solutive on yrityksenä syntynyt aikoinaan juuri edellä kuvatun tuskan näkemisestä ja kokemisesta. Onneksi nykyään asiat voi hoitaa huomattavasti paremmin, helpommin ja ennen kaikkea nopeammin. Markkinoille on viime vuosina tullut tarjolle erilaisia moderneja raportointityökaluja ja edustamme niistä parhaimmistoa Tableaun kumppanina Suomessa.

Mitä hyötyä valmisohjelmisto sitten tarjoaa perinteisiin BI-raportointiratkaisuihin verrattuna? Sen, että Tableau on paljon enemmän kuin pelkkä raportointiohjelmisto. Tableaulla data päivittyy automaattisesti, mikä mahdollistaa jopa reaaliaikaisen raportoinnin. Raporttien lähettämisen voi automatisoida. Tableau on interaktiivinen käyttäjänsä kanssa – käyttäjä pääsee suodattamaan ja porautumaan dataan. Tällä tavalla käyttäjä voi tehdä datasta kokonaan uusia löydöksiä, joiden avulla voidaan saavuttaa uutta kilpailuetua – ei pelkästään kyetä tuottamaan vakioraportteja. Tableaun etuina raportointikäytössä on se, että se on helppo omaksua, se on tehokas käsittelemään suuria datamääriä ja siinä on visuaalisesti parhaat käytännöt suoraan valmiina saatavilla. Parametrien avulla käyttäjät kykenevät tekemään ”what if”-analyysejä ja tuottamaan ennusteita. Katse on siis tulevaan, ei vain menneeseen.

Dynaamisuuden ansiosta yksi Tableaun ”raportti” voi korvata parhaassa tapauksessa kymmeniä perinteisiä raportteja. Perinteisesti raportoinnissa on täytynyt tietää liiketoiminnallinen kysymys etukäteen, jotta filtterilistoista voi etsiä sopivat arvot ja ajaa raportin sitten uudelleen. Tableaulla voit löytää liiketoiminnan kannalta kiinnostavat kysymykset visualisoinneista ja porautua tietoon klikkaamalla kuvaajia. Tällä tavoin mielenkiintoiset ilmiöt tulevat paljon helpommin esiin ja pienetkin poikkeamat usein ”hyppäävät silmille”. Tableaulla näkee tarvittaessa helposti hajonnan jonkin aggregoidun luvun sijaan, jolloin liiketoimintakysymykseen saadaan heti laadukkaampi vastaus. Esimerkkinä alla interaktiivinen Tableau-visualisointi tuontiautoista Suomessa, ennusteineen (kyseinen visualisointi on optimoitu desktop-käyttöön ja saattaa olla vaikeakäyttöinen mobiililaitteilla selatessa).

Raportoinnin kehitys: perinteinen raportointi → ad-hoc analyysi → data discovery

Perinteinen raportointi tarjoaa hyvin vastauksia vain ennalta määrättyihin kysymyksiin. Jos joku arvo raportilla on pielessä, niin ei ole mitään mahdollisuutta tutkia syytä sille, poislukien mahdollinen soitto raporttikehittäjälle ja uuden raporttipyynnön laittaminen jonoon. Toimenpiteenä sellainen johtaa ajan hukkaamiseen, maksaa paljon rahaa ja turhauttaa liiketoimintakäyttäjiä. Tarve ad-hoc analyysille syntyy usein ”perinteisen muotoista” raporttia katsomalla. Raportista herää kysymyksiä, esimerkiksi ”Mitä tämä luku tästä toisesta näkökulmasta merkitsee?” tai ”Jos suodatetaan tuo asia pois, niin miltä tämä asia näyttää sen jälkeen?” ja niin edelleen. Tableaulla liiketoimintakäyttäjä voi suorittaa nämä kyselyt välittömästi itse ”drag and drop”-menetelmällä – ilman odottelua. Verrattuna alussa mainittuihin perinteisiin BI-välineisiin Tableau antaa IT:lle mahdollisuuden keskittyä kehitystyöhön ja liiketoimintakäyttäjille välineet tehdä omia raporttejaan ja analyysejään itse. Tämä tuottaa nopeutta ja ketteryyttä, mutta hallitulla autorisoinnilla.

Data discoveryllä tarkoitetaan BI-prosessia, jossa tarkoitus on luoda ja käyttää interaktiivisia, visuaalisia raportteja ja tutkia dataa monista eri datalähteistä. Tällainen toiminta on perinteisessä mielessä rajautunut vain teknisesti taitaville analyytikoille. Aiemmin tässä prosessissa datasetit on täytynyt kasata itse manuaalisesti. Tämän vuoksi toiminta ei ole ollut toistettavaa eikä skaalautuvaa. Tableaulla jaetut datalähteet mahdollistavat data discoveryn eli datan tutkiskelun kenelle vain (joille on annettu siihen hallitusti oikeudet). Tableau Desktopilla tätä on mahdollisuus tehdä toistettavasti, mutta samalla säilyy mahdollisuus yhdistellä erilaisia datalähteitä ketterästi mistä vain (organisaation sisäiset, ulkoiset ja julkiset datalähteet). Vain taivas on rajana.

Valikko